Аналитическая отчетность

Сегодня мы поговорим о том, с чем придётся столкнуться и на что обратить внимание при реализации вашего проекта.

После того, как Вы вошли в число победителей конкурса на предоставление гранта Губернатора на развитие гражданского общества, от Фонда «Центр гражданских и социальных инициатив Югры» за вами закрепляется куратор и финансовый сотрудник, которые сопровождают вас на протяжении реализации проекта. Связь с ними доступна через Диалог с Фондом в личном кабинете на сайте https://грантгубернатора.рф/, либо по телефону, указанному также в личном кабинете.

Для заключения договора о предоставлении гранта необходимо сформировать контрольные ключевые точки по реализации Вашего проекта. Обращаем ваше внимание, что контрольные ключевые точки – это не календарный план проекта со всеми подробностями, это основные итоги и результаты проведенных вами мероприятий в рамках реализации проекта, в которые обязательно включаются заявленные вами количественные показатели. т.е. если у вас в заявке указано 100 участников проекта, 10 мероприятий, то и контрольные ключевые точки должны содержать не менее 100 участников проекта в рамках проведения не менее 10 мероприятий. Закрепленный за вами куратор поможет скорректировать контрольные ключевые точки.

По факту реализации проекта вам необходимо будет заполнить в личном кабинете на сайте https://грантгубернатора.рф/ аналитический (содержательный) и финансовый отчеты по соответствующим формам.

В содержательном отчете вам необходимо отразить все реализованные мероприятия в рамках проекта с указанием сроков, итогов реализации, достижения количественных показателей, с приложением фотографий, электронных ссылок на информацию о проекте, списков участников и иных документов, непосредственно связанных с реализацией проекта. В финансовом отчете вам необходимо отразить все совершенные за счет средств гранта расходы, связанные с реализацией проекта, с приложением подтверждающих расходы финансовых документов.

Обращаем ваше внимание на рекомендации в рамках реализации проекта, они помогут вам при сдаче отчётности:

1. Заполняйте информацию об исполненных мероприятиях в аналитическом отчете на протяжении всего периода реализации проекта. Для наиболее полной информации рекомендуем не откладывать подготовку отчета на последний день. Форма аналитической отчетности доступна в личном кабинете после подписания договора, поэтому у Вас будет возможность после каждого проведенного мероприятия/ закупки материалов добавлять описание и загружать фото/скан документов и т.п.

2. Фиксируйте исполнение всех количественных показателей (фото/видеофиксация). В аналитическом отчете требуется подтвердить КАЖДЫЙ количественный показатель и КАЖДУЮ контрольную точку посредством описания и приложения фотографий, видео, списков.

Пример:

- Привлечено не менее 3 специалистов: необходима информация о каждом специалисте (ФИО, роль в проекте), фотография специалиста на мероприятии во время его работы;

- Не менее 100 участников: необходимы фотографии с мероприятия, где видно участников, также список участников, перед началом мероприятия можно организовать электронную регистрацию;

- Не менее 10 мероприятий: необходимо к описанию итогов приложить расписание или графики проведения мероприятий, фотографии с мероприятий.

При реставрации/ремонте/реконструкции объекта необходима его фотография ДО, ВО ВРЕМЯ и ПОСЛЕ работ. Кроме того, при покупке оборудования каждый отдельный пункт статьи следует фотографировать и ставить наименование фотографии как в бюджете.

Также закупленные на средства гранта товары необходимо отразить на фотографии в моменте использования, чтобы было понятно кем и для чего оборудование было использовано, а не просто закуплено.

3. Информируйте куратора и финансового сотрудника об изменениях в проекте заблаговременно. Настоятельно рекомендуется уведомлять Фонд о внесении изменений в бюджет проекта через письмо в соответствии с шаблоном во избежание замечаний к финансовому отчету либо возврата средств гранта.

В случае необходимости продления срока реализации проекта, письмо об обстоятельствах и новых сроках следует направить не позднее даты завершения проекта.

Если при завершении проекта возникла экономия средств гранта, возврат остатка следует осуществить не позднее 5 рабочих дней после завершения проекта.

4. Сопровождайте, создаваемые на средства гранта, материалы и публикации о проекте логотипом ГрантГубернатора, это одно из условий договора и очень часто игнорируются грантополучателями.

5. Заполняйте ведомости выдачи материальных ценностей, полиграфической и призовой продукции и т.п.

6. Направляйте отчётность ранее или в установленный срок. На стадии проверки отчетов, при наличии замечаний, возможна их доработка. При правильном соблюдении вышеуказанных правил составление отчётности будет гораздо удобнее.

Также хотим обратить ваше внимание на документы и материалы, которые должны быть приложены в аналитическом отчете грантополучателя в зависимости от реализованного мероприятия:

- электронные ссылки на публикации и материалы о проекте в СМИ и в сети Интернет, видео- и аудиозаписи о проекте;

- фотографии с мероприятий (для онлайн-мероприятий – скриншоты экрана с охватом участников);

- фотографии и электронные версии созданных материалов;

- программы мероприятий (сценарии);

- списки участников, специалистов, добровольцев/волонтеров;

- положение конкурсов, список членов жюри (при наличии жюри), протокол заседания жюри об утверждении результатов (при наличии жюри), список победителей;

- фотографии раздачи (использования) печатной продукции;

- акт или реестр рассылки/раздачи продукции.

Требований достаточно, поэтому для успешной реализации проекта и сдачи отчетности в Фонд вам необходимо соблюдать рекомендации.