Рекомендации для успешной сдачи финансового отчета.
Как уже говорили ранее по завершению реализации проектов вам, необходимо предоставить 2 вида отчета, которые проверяются в совокупности куратором и финансовым сотрудником после завершения реализации проекта.
О формировании финансовой отчетности желательно задумываться еще, когда вы планируете бюджет своего проекта, какие расходы вам понадобятся в реализации вашего проекта? Какие документы вы будете предоставлять в обосновании ваших расходов?
Обращаем ваше внимание, что при составлении заявки бюджет должен отвечать требованиям реалистичности, обоснованности, прозрачности целевого использования, эффективности и полноты проекта.
Бюджетом заявки должны быть предусмотрены товары или услуги, необходимые для достижения целей проекта и его эффективной реализации.
При планировании закупки расходных товаров, допустима группировка однотипных единиц закупки, но в комментариях необходимо расписать данные этих товаров. Например, вы планируете провести мастер-класс с использованием товаров для творчества – допустим с использованием красок, кистей, бумагой, карандашами, фломастерами и другое. Эти перечисленные товары необходимо объединить в одну группу, назвав её, например, «Расходные товары для мастер-класса» и просчитать примерную стоимость товаров, а в комментариях указать виды товаров.
Обратите внимание, что планирование бюджета проекта вы составляете заблаговременно до момента реализации и ценовая политика товаров вырастает примерно на 7-10%, поэтому рекомендую данный факт учесть при примерном просчете стоимости товаров. Фонд рекомендует в рамках реализации гранта работу и оплату проводить только с проверенными поставщиками, которые могут предоставить Вам подтверждающие документы.
Итак, перейдем к вопросу, как же формируется финансовая отчетность?
Согласно договору на предоставление гранта Губернатора на развитие гражданского общества, грантополучатель обязан предоставить финансовый отчет, как и аналитический в течении 10 календарных дней по окончанию реализации проекта. Финансовый отчет формируется и сдается электронно, при помощи личного кабинета грантополучателя на сайте грантгубернатора.рф. на основе ваших понесенных расходов, которые должны соответствовать строго бюджету вашего проекта.
Обращаем ваше внимание, в случае, если в ходе реализации вы поймете, что требуются изменения состава расходов, или наименования расходов, или стоимости товаров, работ, услуг, либо вы хотите перенести расходы между статьями, согласно договору, вы должны согласовать все изменения с Фондом путем обмена письменных сообщений. Для этого Фондом разработано «Письмо-изменение», которое вы должны заблаговременно предоставить финансовому сотруднику вашего проекта с обоснованием, а он в свою очередь согласует ваши изменения с руководителем Фонда. Если такие изменения не были внесены в договор, фактически понесенные расходы будут являться не целевыми и будут подлежать к возврату в Фонд. Также необходимо помнить, что оплата услуг или товаров должна проходить строго в сроки реализации проекта с карты, на которую вы получите грант.
Теперь предлагаем перейти к вопросу по подтверждающим документам. Это те документы, копии которых грантополучатель обязан прикрепить к соответствующим платежным поручениям в финансовом отчете.
Необходимо разобрать подробнее виды документов. Например: при привлечении специалиста для выполнения каких-либо услуг, вам необходимо будет заключить договор на оказание услуг с техническим заданием, в котором вы должны подробно указать, что данный специалист выполняет, когда и где. По факту выполнения услуг подписывается акт оказанных услуг и осуществляется перевод денежных средств на счет исполнителя. Фонд настоятельно рекомендует заключать договор только с контрагентами, имеющими статус юридического лица, либо Индивидуального предпринимателя, либо с физическим лицом, имеющим статус самозанятого. В случаях, когда договор оформлен с самозанятым, дополнительно предоставляется чек, сформированный на официальном сайте Федеральной налоговой службы.
Для приобретения товаров необходимо будет предоставить кассовый и товарный чек от контрагента и выписку по вашему счету, что платеж осуществили именно вы, с той карты, на которую получили грант. В случаях, если товар необходимо изготовить, например, брендированную или сувенирную продукцию, то оформляется договор со спецификацией и акт оказанных услуг.
Это основные моменты по формированию и сдаче финансового отчета. В случаях, когда вам необходима консультация, вы всегда можете связаться с своим финансовым сотрудником, который на протяжении всего периода реализации проекта готов вам помочь по финансовым вопросам.
