г. Сургут

УниДок

Идея проекта: Организация документооборота в общежитиях

Проблема: бумажный документооборот, отсутствие оперативной обратной связи, излишняя бюрократия.

Функционал: платформа включает две основные части: Личный Кабинет для студентов и Административную панель для сотрудников общежития. Эти две стороны платформы работают вместе, чтобы обеспечить эффективное и удобное управление общежитием.

Личный Кабинет для студентов:

1. Электронная подача заявки на заселение:

- Студенты смогут легко и быстро подать заявку на заселение в общежитие через удобную онлайн-форму в личном кабинете, без необходимости заполнять бумажные документы.

2. Возможность подгружать подписанные документы и справки в Личный кабинет студента

- Студенты смогут увидеть перечень документов, необходимых для заселения в общежитие и также возможность подгрузить электронные документы для проверки в один клик.

3. Удобный функционал оплаты:

- Платформа предоставляет возможность безопасной и быстрой оплаты проживания и других услуг, связанных с общежитием. Студенты могут просматривать историю оплат и получать уведомления о предстоящих платежах.

4. Быстрое взаимодействие с администрацией:

- Через личный кабинет студенты могут отправлять запросы и получать оперативные ответы от администрации общежития. Это значительно упрощает решение любых вопросов и проблем.

5. Уведомления через мессенджеры:

- Студенты будут получать важные сообщения и уведомления через бота в удобный для них мессенджер (Telegram, VK), что обеспечивает оперативное информирование о всех новостях и событиях.

Административная панель для сотрудников общежития:

1. Ведение статистики оплаты:

- Администрация может видеть все платежи студентов, что позволяет легко отслеживать и управлять финансовыми вопросами.

2. Проверка подписанных документов и справок:

- Все документы и справки, поданные студентами, проверяются и хранятся в системе, что упрощает управление бумажной работой и повышает её надежность.

3. Распределение студентов по комнатам:

- Администрация может эффективно распределять студентов по комнатам, учитывая их запросы и текущую занятость общежития.

4. Отправка сообщений студентам:

- Система позволяет администрации отправлять сообщения студентам через бота в удобный для них мессенджер (Telegram, VK). Это обеспечивает оперативное информирование о важных новостях и событиях.

Интеграция и функциональные особенности:

- Интеграция встроенного функционала для оплаты:

- Возможность оплаты через систему позволяет избежать ошибок при заполнении данных и ускоряет процесс.

- Поддержка веб-версии и мессенджеров:

- Система доступна как через веб-браузер, так и через мессенджеры (Telegram, VK), что делает её удобной для всех пользователей.

Социальная значимость:

1. Повышение качества обслуживания студентов:

- Сокращение бюрократии: Цифровизация процессов снижает количество бумажных документов и необходимость физического взаимодействия с администрацией. Это ускоряет обработку заявлений, запросов и других документов.

- Оперативная обратная связь: Автоматизированные системы и чат-боты обеспечивают быстрый ответ на запросы студентов, что уменьшает время ожидания и улучшает взаимодействие между студентами и администрацией.

- Удобство и доступность: Возможность управлять своими делами через веб-платформу или мессенджеры делает процесс более доступным для студентов, особенно для тех, кто не всегда может присутствовать на месте.

2. Экономия времени и ресурсов:

- Оптимизация работы администрации: Снижение объема бумажной работы и автоматизация рутинных задач позволяют сотрудникам администрации сосредоточиться на более важных и сложных вопросах.

- Экономия ресурсов: Уменьшение использования бумаги и других расходных материалов влечет за собой снижение затрат на их закупку и утилизацию, что также имеет положительный экологический эффект.

3. Повышение лояльности и вовлеченности студентов:

- Улучшение пользовательского опыта: Удобные и интуитивно понятные интерфейсы для взаимодействия с системой повышают удовлетворенность студентов услугами общежития.

- Прозрачность и доверие: Возможность отслеживать свои заявки и видеть статистику оплат в реальном времени способствует более прозрачным и доверительным отношениям между студентами и учебным заведением.

- Стимулирование активности: Проект создает условия для активного участия студентов в жизни общежития и учебного заведения, мотивируя их к более ответственному отношению к своим обязанностям и правам.