Аналитическая отчетность

Сегодня мы поговорим о том, с чем придётся столкнуться и на что обратить внимание при реализации вашего проекта.

После того, как Вы вошли в число победителей конкурса на предоставление гранта Губернатора на развитие гражданского общества, от Фонда «Центр гражданских и социальных инициатив Югры» за вами закрепляется куратор и финансовый сотрудник, которые сопровождают вас на протяжении реализации проекта. Связь с ними доступна через Диалог с Фондом в личном кабинете на сайте https://грантгубернатора.рф/, либо по телефону, указанному также в личном кабинете.

Для заключения договора о предоставлении гранта необходимо сформировать контрольные ключевые точки по реализации Вашего проекта. Обращаем ваше внимание, что контрольные ключевые точки – это не календарный план проекта со всеми подробностями, это основные итоги и результаты проведенных вами мероприятий в рамках реализации проекта, в которые обязательно включаются заявленные вами количественные показатели. т.е. если у вас в заявке указано 100 участников проекта, 10 мероприятий, то и контрольные ключевые точки должны содержать не менее 100 участников проекта в рамках проведения не менее 10 мероприятий. Закрепленный за вами куратор поможет скорректировать контрольные ключевые точки.

По факту реализации проекта вам необходимо будет заполнить в личном кабинете на сайте https://грантгубернатора.рф/ аналитический (содержательный) и финансовый отчеты по соответствующим формам.

В содержательном отчете вам необходимо отразить все реализованные мероприятия в рамках проекта с указанием сроков, итогов реализации, достижения количественных показателей, с приложением фотографий, электронных ссылок на информацию о проекте, списков участников и иных документов, непосредственно связанных с реализацией проекта. В финансовом отчете вам необходимо отразить все совершенные за счет средств гранта расходы, связанные с реализацией проекта, с приложением подтверждающих расходы финансовых документов.

Обращаем ваше внимание на рекомендации в рамках реализации проекта, они помогут вам при сдаче отчётности:

1. Заполняйте информацию об исполненных мероприятиях в аналитическом отчете на протяжении всего периода реализации проекта. Для наиболее полной информации рекомендуем не откладывать подготовку отчета на последний день. Форма аналитической отчетности доступна в личном кабинете после подписания договора, поэтому у Вас будет возможность после каждого проведенного мероприятия/ закупки материалов добавлять описание и загружать фото/скан документов и т.п.

2. Фиксируйте исполнение всех количественных показателей (фото/видеофиксация). В аналитическом отчете требуется подтвердить КАЖДЫЙ количественный показатель и КАЖДУЮ контрольную точку посредством описания и приложения фотографий, видео, списков.

Пример:

- Привлечено не менее 3 специалистов: необходима информация о каждом специалисте (ФИО, роль в проекте), фотография специалиста на мероприятии во время его работы;

- Не менее 100 участников: необходимы фотографии с мероприятия, где видно участников, также список участников, перед началом мероприятия можно организовать электронную регистрацию;

- Не менее 10 мероприятий: необходимо к описанию итогов приложить расписание или графики проведения мероприятий, фотографии с мероприятий.

При реставрации/ремонте/реконструкции объекта необходима его фотография ДО, ВО ВРЕМЯ и ПОСЛЕ работ. Кроме того, при покупке оборудования каждый отдельный пункт статьи следует фотографировать и ставить наименование фотографии как в бюджете.

Также закупленные на средства гранта товары необходимо отразить на фотографии в моменте использования, чтобы было понятно кем и для чего оборудование было использовано, а не просто закуплено.

3. Информируйте куратора и финансового сотрудника об изменениях в проекте заблаговременно. Настоятельно рекомендуется уведомлять Фонд о внесении изменений в бюджет проекта через письмо в соответствии с шаблоном во избежание замечаний к финансовому отчету либо возврата средств гранта.

В случае необходимости продления срока реализации проекта, письмо об обстоятельствах и новых сроках следует направить не позднее даты завершения проекта.

Если при завершении проекта возникла экономия средств гранта, возврат остатка следует осуществить не позднее 5 рабочих дней после завершения проекта.

4. Сопровождайте, создаваемые на средства гранта, материалы и публикации о проекте логотипом ГрантГубернатора, это одно из условий договора и очень часто игнорируются грантополучателями.

5. Заполняйте ведомости выдачи материальных ценностей, полиграфической и призовой продукции и т.п.

6. Направляйте отчётность ранее или в установленный срок. На стадии проверки отчетов, при наличии замечаний, возможна их доработка. При правильном соблюдении вышеуказанных правил составление отчётности будет гораздо удобнее.

Также хочу обратить ваше внимание на документы и материалы, которые должны быть приложены в аналитическом отчете грантополучателя в зависимости от реализованного мероприятия:

- электронные ссылки на публикации и материалы о проекте в СМИ и в сети Интернет, видео- и аудиозаписи о проекте;

- фотографии с мероприятий (для онлайн-мероприятий – скриншоты экрана с охватом участников);

- фотографии и электронные версии созданных материалов;

- программы мероприятий (сценарии);

- списки участников, специалистов, добровольцев/волонтеров;

- положение конкурсов, список членов жюри (при наличии жюри), протокол заседания жюри об утверждении результатов (при наличии жюри), список победителей;

- фотографии раздачи (использования) печатной продукции;

- акт или реестр рассылки/раздачи продукции.

Требований достаточно, поэтому для успешной реализации проекта и сдачи отчетности в Фонд вам необходимо соблюдать рекомендации.

Рекомендации для успешной сдачи финансового отчета.

Как уже говорили ранее по завершению реализации проектов вам, необходимо предоставить 2 вида отчета, которые проверяются в совокупности куратором и финансовым сотрудником после завершения реализации проекта.

О формировании финансовой отчетности желательно задумываться еще, когда вы планируете бюджет своего проекта, какие расходы вам понадобятся в реализации вашего проекта? Какие документы вы будете предоставлять в обосновании ваших расходов?

Обращаем ваше внимание, что при составлении заявки бюджет должен отвечать требованиям реалистичности, обоснованности, прозрачности целевого использования, эффективности и полноты проекта.

Бюджетом заявки должны быть предусмотрены товары или услуги, необходимые для достижения целей проекта и его эффективной реализации.

При планировании закупки расходных товаров, допустима группировка однотипных единиц закупки, но в комментариях необходимо расписать данные этих товаров. Например, вы планируете провести мастер-класс с использованием товаров для творчества – допустим с использованием красок, кистей, бумагой, карандашами, фломастерами и другое. Эти перечисленные товары необходимо объединить в одну группу, назвав её, например, «Расходные товары для мастер-класса» и просчитать примерную стоимость товаров, а в комментариях указать виды товаров.

Обратите внимание, что планирование бюджета проекта вы составляете заблаговременно до момента реализации и ценовая политика товаров вырастает примерно на 7-10%, поэтому рекомендую данный факт учесть при примерном просчете стоимости товаров.  Фонд рекомендует в рамках реализации гранта работу и оплату проводить только с проверенными поставщиками, которые могут предоставить Вам подтверждающие документы.

Итак,  перейдем к вопросу, как же формируется финансовая отчетность?

Согласно договору на предоставление гранта Губернатора на развитие гражданского общества, грантополучатель обязан предоставить финансовый отчет, как и аналитический в течении 10 календарных дней по окончанию реализации проекта. Финансовый отчет формируется и сдается электронно, при помощи личного кабинета грантополучателя на сайте грантгубернатора.рф. на основе ваших понесенных расходов, которые должны соответствовать строго бюджету вашего проекта. 

Обращаем ваше внимание, в случае, если в ходе реализации вы поймете, что требуются изменения состава расходов, или наименования расходов, или стоимости товаров, работ, услуг, либо вы хотите перенести расходы между статьями, согласно договору, вы должны согласовать все изменения с Фондом путем обмена письменных сообщений. Для этого Фондом разработано «Письмо-изменение», которое вы должны заблаговременно предоставить финансовому сотруднику вашего проекта с обоснованием, а он в свою очередь согласует ваши изменения с руководителем Фонда. Если такие изменения не были внесены в договор, фактически понесенные расходы будут являться не целевыми и будут подлежать к возврату в Фонд. Также необходимо помнить, что оплата услуг или товаров должна проходить строго в сроки реализации проекта с карты, на которую вы получите грант.

Теперь предлагаем перейти к вопросу по подтверждающим документам. Это те документы, копии которых грантополучатель обязан прикрепить к соответствующим платежным поручениям в финансовом отчете.

Необходимо разобрать подробнее виды документов. Например: при привлечении специалиста для выполнения каких-либо услуг, вам необходимо будет заключить договор на оказание услуг с техническим заданием, в котором вы должны подробно указать, что данный специалист выполняет, когда и где. По факту выполнения услуг подписывается акт оказанных услуг и осуществляется перевод денежных средств на счет исполнителя. Фонд настоятельно рекомендует заключать договор только с контрагентами, имеющими статус юридического лица, либо Индивидуального предпринимателя, либо с физическим лицом, имеющим статус самозанятого. В случаях, когда договор оформлен с самозанятым, дополнительно предоставляется чек, сформированный на официальном сайте Федеральной налоговой службы.

Для приобретения товаров необходимо будет предоставить кассовый и товарный чек от контрагента и выписку по вашему счету, что платеж осуществили именно вы, с той карты, на которую получили грант. В случаях, если товар необходимо изготовить, например, брендированную или сувенирную продукцию, то оформляется договор со спецификацией и акт оказанных услуг.

Это основные моменты по формированию и сдаче финансового отчета. В случаях, когда вам необходима консультация, вы всегда можете связаться с своим финансовым сотрудником, который на протяжении всего периода реализации проекта готов вам помочь по финансовым вопросам.