Бюджет проекта.

Сегодня наш урок будет посвящен объемной и важной теме, которая касается составления бюджета для социального проекта.

Бюджет – это план действий по расходованию финансовых ресурсов в определенный период времени - в течение проекта. Главная функция бюджета – отражать в ходе проекта его расходы и избежать перерасхода.

Цель составления бюджета - быть настолько реалистичными, насколько это возможно. Каждый этап реализации проекта требует определенной затраты денежных средств и ресурсов. Поэтому важно после описания мероприятий точно просчитать какое количество финансовых средств может понадобится на реализацию каждого мероприятия вашего проекта.

Для реализации социального проекта могут понадобиться различные ресурсы: финансы, материальные ценности, информация и др.

Поэтому в первую очередь, если вы планируете участие в грантовом конкурсе, ознакомьтесь с положением о конкурсе, а именно разделами положения, где описаны запрещенные и не рекомендуемые расходы.

В качестве источника необходимых для выполнения плана ресурсов может быть не только ваша команда проекта. Можно обращаться в любую организацию, к индивидуальным спонсорам, а также к тем людям, которые готовы поддержать вас различными доступными им способами. Но для этого им нужно объяснить основной замысел социального проекта, показать над какой актуальной для данного сообщества проблемой вы собираетесь работать или уже работаете, убедить их в том, что это ваша общая задача и т.д.

В качестве дополнительного источника для развития вашего проекта можно использовать средства, полученные в том числе в результате участия в грантовых конкурсах.

Бюджет проекта может включать в себя:

·        Оплату труда привлеченных сотрудников, например, имеющих статус самозанятого;

·        Покупка или аренда оборудования;

·        Аренда помещений;

·        Оплата связи и коммуникации, например, сотовая связь и интернет;

·        Командировочные и транспортные расходы, в случае необходимости, например, учебы в рамках проекта;

·        Расходные материалы, необходимые для реализации мероприятий проекта;

·        Типографские расходы;

·        Оплата услуг сторонних организаций и др.

Бюджет проекта в целом можно представить в виде двух частей: Софинансирование и средства гранта, где доля софинансирование должна составлять не менее 30%, а лучше 50% от общего бюджета проекта.

Что такое софинансирование? Это – ресурсы, которые есть у команды проекта в наличии, в том числе имеющиеся ДО момента подачи заявки на грантовый конкурс.

Софинансирование проекта включает в себя:

·        собственный вклад – денежные средства и денежный эквивалент других ресурсов, например, имеющееся в наличии помещение, оргтехника (компьютер, притер, фотоаппарат, ламинатор и пр.);

·        Это труд привлеченных специалистов, физических лиц или лиц, имеющих статус самозанятого, работу которых вы оплачиваете самостоятельно;

·        Самостоятельная (вне грантовых средств) покупка или аренда оборудования необходимого для реализации проекта;

·        Аренда помещений, осуществленная вне грантовых средств, самостоятельно;

·        Оплата связи и коммуникации, например, сотовая связь и интернет;

·        Другие расходные материалы, необходимые для реализации мероприятий проекта.

Так если говорить о денежном эквиваленте труда волонтеров мы знаем, что волонтеры не получают денежного вознаграждения за работу. Но человеческий труд имеет свою ценность, которую можно конвертировать в денежный эквивалент и описать в проекте как ваш вклад в проект. Обращаем ваше внимание, что запущен в работу Калькулятор экономического вклада волонтеров, который предназначен для проведения экономической оценки эффективности волонтерского вклада в социальных проектах. Вам удастся перевести в денежный эквивалент вклад волонтеров вашего проекта и указать этот вклад в строке софинансирование. Для этого важно будет указать требуемую должность и рассчитать количество часов, в течении которого будет задействован данный волонтер. Например, автоволонтер будет занят в вашем проекте 2 часа в неделю в течении 4х недель. Калькулятор предлагает нам ориентировочную стоимость рабочего часа – 317 руб. При занятости в проекте стоимость труда волонтера-водителя составит 2532 руб.

Стоимость работ данного волонтера мы можем указать в части бюджета –софинансировании;

·        финансирование из других источников —это привлеченные средства партнеров проекта также можно указать в софинансировании. Денежный эквивалент тех ресурсов, которые партнеры проекта предоставляют организации бесплатно.

Помните, что не стоит искусственно завышать объем софинансирования - укажите столько ресурсов, сколько у проекта действительно есть.

Оно также должно быть обосновано и реалистично: соответствовать мероприятиям календарного плана и рыночным ценам. Подкрепите договоренности о сотрудничестве с партнерами письмами поддержки со стороны партнеров, чтобы эксперты убедились в реалистичности таких договоренностей. Письма поддержки должны быть конкретными и отображать точную форму помощи. Если в вашем проекте партнер готов оказать информационную поддержку проекту, то необходимо указать в письме поддержки что за помощь подразумевается? Возможно, это  написание постов в социальных сетях, размещение информации о планируемых мероприятиях проекта. Например, «размещение информации о планируемых мероприятиях на информационных ресурсах партнера не менее 5 раз». Если это материальная поддержка, то партнер может написать, что «готов предоставить для проекта 5 детских самокатов в дар» или «бесплатно подготовить раздаточный материал для участников не менее чем 2х мероприятий проекта».

Отсутствие софинансирования или софинансирование менее 25% может рассматриваться экспертами, в том числе как свидетельство недостаточной актуальности и востребованности проекта на территории, а также низкой вовлеченности автора в собственный проект.

Сейчас предлагаю вам рассмотреть подробнее каждую из статей бюджета и рассмотреть рекомендации к составлению бюджета, которые дает Фонд «Центр гражданских и социальных инициатив Югры».

При планировании бюджета мы с вами должны держать в уме, что бюджет делится ориентировочно на 3 части: 30% - оплата услуг, 30%- приобретение материальных ценностей, 30 % - расходы на организацию и проведение мероприятий. Один вид расходов не должна занимать весь объем бюджет. Не должно быть такого, что 80% бюджета социального проекта запланировано на покупку сувенирной продукции.

Начнем с того, что расходы бюджета планируются исходя из целей и задач вашего социального проекта, и непосредственно вытекают из запланированных мероприятий проекта.

Так, все расходы, которые вы указываете при планировании бюджета должны быть непосредственно связаны с проектом, ничего лишнего в бюджете быть не должно.

Корректное, объективное составление бюджета проекта в значительной степени влияет на перспективы получения гранта.

Так основываясь на опыте экспертов Фонда «Центр гражданских и социальных инициатив Югры», можно сказать о том, что:

1.     Самое важное правило, бюджет должен отвечать требованиям реалистичности, обоснованности, прозрачности, целевого использования, эффективности и полноты. (Все указанные цены должны быть объективными и соответствовать ценовой политике региона – заработных плат, в том числе. Должны быть направлены на реализацию проекта. Например, проект длится 6 месяцев с января по июнь. В рамках проекта необходима аренда помещения, но автор проекта запрашивает оплату на аренду помещения на 12 месяцев, хотя проект длится 6 мес. Соответственно данная трата будет считаться необоснованной.

2.      Обязательно! Каждая статья бюджета, будь то услуга или товар должна иметь полный, понятный комментарий к указанным расходам. Из комментария должна складываться полная картинка того, с какими мероприятиями календарного плана проекта связаны данные расходы, почему их необходимо произвести, как рассчитана стоимость, что входит в эти расходы). Здесь важно не забывать прикреплять к статье расходов-товаров несколько ссылок из интернета, отражающих реальную стоимость товара.

3.     Что касается товаров, важно не описывать какую-то конкретную марку, допустим, принтера. Достаточно указать «принтер» – его стоимость 15 000р, а уже в комментариях вы опишите обоснование – зачем в проекте необходим принтер, и приложите несколько ссылок на подходящие вам модели.

4.      При планировании закупки расходных товаров, допустима группировка однотипных единиц закупки, но в комментариях необходимо расписать данные этих товаров. Например: Вы планируете провести мастер-класс с использованием товаров для творчества – допустим с использованием красок, кистей, бумаги, карандашами, фломастерами и другое. Эти перечисленные товары необходимо объединить в одну группу, назвав её, например, «Расходные товары для мастер-класса» и просчитать примерную стоимость товаров, а в комментариях указать все виды приобретаемых товаров.

5.     Не рассчитывайте проектную заявки на большую сумму гранта из расчета, что запрашиваемая сумма гранта будет выделена хотя бы частично (частичное финансирование проектов не предусмотрено у грантооператора);

6.     Важно оценивать критически самим не завышена ли сумма запрашиваемых средств? Действительно ли планируемый результат проекта возможно достичь только с такими средствами? Возможно ли достижение планируемого результата с меньшими вложениями?

7.     Несоответствие бюджета календарному плану проекта (например, в бюджете были предусмотрены расходы в расчете на количество участников мероприятий, не соответствующие календарному плану, или расходы на аренду помещения и оплату труда персонала проекта по периодам частично не совпадали со сроками проведения мероприятий в календарном плане);

8.     Если вы планируете запрашивать средства гранта на проведение ежегодных мероприятий (форумов, конференций, фестивалей), крайне важно и необходимо описать ожидаемый социальный эффект, как повлияет ваше мероприятие на целевую аудиторию. Запомните, что мероприятие само по себе не может быть результатом проекта.

Его проведение должно приводить к позитивным изменениям, которые должны быть описаны; указание количества и состава участников в этом случае совершенно недостаточно.

9.     Обращаем ваше внимание, что физлицам запрещается заключение договоров гражданско-правового характера (ГПХ) с физическими лицами. В виду того, что физическое лицо не может выступать как налоговый агент и соответственно исчислять налоги и страховые взносы как налоговый агент.

10. Также запрещается заключать договоры с самим собой.

Обратимся с вами к рекомендациям грантооператора в части запрещенных и не рекомендованных расходов:

 Не допускается осуществление за счет гранта следующих расходов:

·        расходов, непосредственно не связанных с реализацией проекта. Вы не можете заложить средства на покупку квадрокоптера (беспилотного летательного аппарата), если он не обоснован в проекте и не понадобится вам в рамках проекта;

·        расходов на приобретение недвижимого имущества (включая земельные участки);

·        расходов на капитальное строительство новых зданий;

·        расходов на приобретение алкогольной и табачной продукции, а также товаров, которые являются предметами роскоши;

·        расходов, предусматривающих финансирование политических партий, кампаний и акций, подготовку и проведение митингов, демонстраций, пикетирований;

·        расходов на погашение задолженности у руководителя или членов команды проекта, в том числе уплату штрафов, пеней.

Не рекомендуется предусматривать использование гранта на осуществление следующих расходов:

·        расходов на рекламу, в том числе продвижение сайтов, групп в социальных сетях, публикации в электронных и печатных средствах массовой информации, плату за размещение билбордов и баннеров, не связанных с проектом;

·        расходов на регрантинг, в том числе предоставление грантов, премий, благотворительные пожертвования в денежной форме;

·        закладывать общую стоимость сувенирной продукции, брендированной одежды (мерч) и др. подарков участникам проекта на сумму более чем 4000 рублей.

·        расходов на приобретение продуктов питания с целью их раздачи в виде материальной (благотворительной) помощи;

·        расходов на приобретение путевок;

·        расходов на фундаментальные научные исследования;

·        расходов на создание новых памятников, монументов;

·        непредвиденных расходов, а также недетализированных «прочих расходов»;

·        расходов на издание рукописей (при фактическом отсутствии иной деятельности по проекту).

И помните, пожалуйста, что грамотно составленный, реалистичный и объективный бюджет – это 50% успеха вашего проекта!