Типовые риски социального проекта

Сегодня мы с вами разберем что такое риски, какие риски чаще всего бывают при реализации социальных проектов и какие методы вы можете использовать, чтобы выяснить какие риски в проекте есть и как с ними быть.

Любой проект подвержен рискам, но управлять рисками куда дешевле и проще, чем управлять реальными проблемами.

Есть много определений риска, но мы дадим очень простое. Риск — это негативное событие, которое может произойти, а может и не произойти. Риски нужно отличать от проблем: риск станет проблемой, только если негативное событие произойдёт.

Возникающие проблемы мешают выполнению задач проекта. Если вы руководите проектом, вы должны помнить, что несёте ответственность за риски.

Риск – это предположение о том, что какое-то событие произойдет с определенной вероятностью и повлияет на проект. Обычно анализ рисков проводится уже на этапе разработки проекта, чтобы повысить его устойчивость и заранее рассмотреть возможные варианты действий, если негативный сценарий реализуется. Но интересно, что на этапе планирования и написания социального проекта часто люди очарованы своей идеей, вдохновлены и им кажется, что проект идеален и ничего внепланового произойти не может. 

Когда вы понимаете, какие риски есть в проекте, вы можете принять меры предосторожности — например, придумать разные способы для собственной подстраховки. Соответственно, если что-то пойдёт не так, у вас будет план, как решить проблему.

Есть разные классификации рисков. Мы разберем виды рисков, которые упоминают чаще остальных:

·                   Временные риски. Это вероятность того, что на выполнение задач в проекте уйдёт больше времени, чем запланировано. Помните о сроках, потому что время — это ресурсы. Если команда тратит много времени на задачи, т, к примеру, благополучатели проекта могут разочароваться из-за задержек.

·                   Бюджетные риски. Из-за плохого планирования стоимость проекта может оказаться больше, чем заложено в бюджете. Обычно бюджет закладывают перед запуском проекта, тогда же планируют траты по статьям. Если команда не уложится в план, потребуются дополнительные средства, а их может и не оказаться.

·                   Риски изменения объёмов работы. При планировании проекта вы не рассчитали сколько времени понадобится на подготовку к мероприятию и заложили очень мало времени, и не успели приготовить все необходимое к мероприятию, что привело к срыву мероприятия.

·                   Внешние риски. Это потенциальные события, которые находятся за пределами проекта и которые вы не может контролировать. Например, на проект могут повлиять новые законы или как было в 2020 году - самоизоляция и ограничения, связанные с Covid 19.

Рисков, которые могут повлиять на ваш проект, много. Нельзя предугадать их все, но можно проработать большинство из них.

Можно выделить несколько типичных групп рисков, которые описаны ниже. Вы можете ориентироваться на этот список при составлении вашей карты рисов проекта.

·        Риски, связанные с целевой группой

–     Выбрана не та целевая группа;

–     Недостаточно изучили потребности целевой группы до начала проекта и соответственно неверно выбрали способы ее удовлетворения;

–     Не все представители целевой группы остались до конца проекта.

·        Риски, связанные с командой проекта

–     Уровень квалификации команды не соответствовал поставленным в проекте задачам;

–     Члены команды проекта уехали/заболели/уволились

–     Распалась команда волонтеров;

–     Команда не смогла найти/придумать решения возникших трудных ситуаций в проекте;

–     Команда проекта выгорела;

–     Плохие отношения, конфликты между членами команды и руководителем проекта.

·        Риски, связанные с партнерами

–     Сменился руководитель у организации-партнера;

–     Партнер оказался недобросовестным; ;

–     Партнер в последний момент/после заключения договора и получения ресурсов отказался участвовать в проекте;

–     Произошло столкновение интересов разных партнеров проекта;

–     В процессе реализации проекта не смогли учесть другой менталитет/стиль работы партнера.

·        Риски, связанные с ресурсами

–     Неверное планирование бюджета привело к тому, что полученных ресурсов не хватило для реализации проекта в полном объеме;

–     Сильная зависимость от одного человека (на котором все завязано) как со стороны донора, так и со стороны команды проекта.

·        Репутационные риски

–     Проект не получил должной огласки в СМИ;

–     Проект сопровождал внешний конфликт;

–     Проект не дал ожидаемого эффекта;

–     Во время реализации произошло ЧП, после которого деятельность по проекту была на гране прекращения.

·        Риски внешней среды

–     Изменилась экономическая, политическая, экологическая, социальная ситуация в стране/по отношению к решаемой проблеме.

·        Технические риски

–     Риски, связанные с документами: потеря, невнимательное чтение (опечатки) и т.п.;

–     Технические сбои оборудования.

Управление рисками в проекте – это процесс поиска, оценки и предотвращения потенциальных проблем. Этот процесс регулярный, превентивных действий на старте проекта недостаточно. Вы проведете анализ на старте проекта, а позже вводные данные для анализа будут меняться и вам необходимо будет регулярно проводить такой анализ.

Итак, первое, что нужно сделать – заняться поиском рисков проекта и оценить их. Самый эффективный способ – мозговой штурм с вашей командой проекта. Так каждый сможет предложить свои идеи, которые все нужно зафиксировать на бумаге и после окончания мозгового штурма обсудить. Лучше, если в мозговом штурме будут участвовать люди, занимающие разные роли в проекте, имеющие разный профессиональный и жизненный опыт. Люди с разным опытом и набором навыков помогут найти риски, о которых руководитель не догадывается. Например, члены команды могут поделиться своим профессиональным опытом, когда они сталкивались с разными проблемами в других проектах.

Во время качественного анализа выбираются самые опасные и приоритетные угрозы. То есть все риски проекта делятся на важные и второстепенные. Обычно решающие факторы для оценки рисков — вероятность и возможные последствия.

Сначала проанализируйте, какие последствия могут быть, если риск превратится в проблему.

Используйте ранжирование выявленных рисков по принципу светофора:

·           Красная зона: Сильный эффект —проблема может сорвать ваш проект.

·           Желтая зона: Средний эффект — событие может повлиять на проект, но это можно поправить.

·           Зеленая зона: Слабый эффект —риск незначительно повлияет на проект, но точно его не сорвёт.

Если вероятность низкая, а последствия окажут слабое влияние на проект, то об этом риске не стоит беспокоиться. Просто имейте в виду, что он есть.

Если вероятность высокая и последствия дадут сильный эффект, о защите от этого риска нужно позаботиться в первую очередь.

Последние чаще приводят к тому, что проект срывается. Поэтому работайте сначала с проблемами высокой и средней зоны.

Есть четыре основные стратегии, как реагировать на риски. Можно попробовать избежать рисков, принять их и, их также можно уменьшить и контролировать.

Рассмотрим каждый способ:

Избегать. Иногда вы можете избежать риска полностью. Например, если вы сомневаетесь в надёжности партнера, поставщика, который часто не соблюдает сроки, вы можете перестать работать с ним.

Принять. Этот способ подойдёт для рисков с низкой или средней вероятностью и без тяжёлых последствий для проекта. Нужно принять, что такой риск существует, и отслеживать его всё время до окончания проекта.

Представим, что ваш партнер неожиданно заявил, что у него изменились обстоятельства и он не готов принимать в вашем проекте участие далее. Возможно, это скажется на срыве некоторых мероприятий проекта. Тут можно реагировать по разному, например, позаботиться о том, что у вас будет договоренность с каким то другим партнером, который поможет в вашем проекте и окажет схожие услуги.

Уменьшить или контролировать. Для смягчения рисков можно разработать с командой дерево проблем. Это техника, которая представляет собой схему, которая показывает, какие решения существуют для каждой проблемы. Подробнее о данной технике вы можете прочитать в сети Интернет.

Для того, чтобы предотвратить или хотя бы минимизировать риски, на всех этапах реализации проекта (особенно во время планирования)  можно делать следующее:

–     Советоваться с экспертами, обращаться за поддержкой к людям, организациям, которые уже имеют опыт реализации похожих проектов, получить обратную связь как другие люди решают подобные конфликты.

–     Регулярно мониторить проект и происходящие внутри и вовне изменения.

–     Не строить сверх ожиданий, быть реалистом.

–     С одной стороны, иметь стратегию преодоления рисков и четкий план «Б», с другой стороны, быть готовым к ситуативному дизайну.

–     Усиливать свои сильные стороны, постоянно самообразовываться.

–     Самостоятельно моделировать возможные риски и придумывать решения по их преодолению

–     Если риски реализовались, подумать, как обратить их в возможности – отрицательный опыт, тоже опыт.

Также вы можете использовать для оценки и прогнозирования рисков методики SWOT-анализа.

Опишите, в каждом из квадратов, обсуждая с командой, честно и конкретно, без идеализации, так, как если бы вы оценивали чей-то чужой проект:

·         Какие у вас сильные и слабые стороны?

А также:

·         Достаточно ли у вас ресурсов для ее решения, имеете ли вы соответствующие компетенции и опыт для решения проблем подобного рода?

·         Какие у вашей команды имеются сильные стороны для решения проблемы?

·         С какими угрозами вы можете столкнуться при решении проблемы (нехватка ресурсов, ограниченность во времени и бюджете для реализации проекта по решению проблемы)?

·         Возможно ли достижение планируемого результата в течении определенного на проект времени?

Подведем с вами итог: Все риски обнаружить невозможно, и это нормально. Но если вы предусмотрите значительную часть из них и придумаете решения, вы будете лучше подготовлены к проблемам.

·           Риски — это возможные негативные ситуации, которые могут помешать выполнению проекта. Проблемы — это воплотившиеся риски.

·           Самые распространённые виды рисков: временные, бюджетные, нарушения в зависимостях, внешние.

·           Ищите риски с помощью мозговых штурмов, анализируйте их с помощью разных техник, например,  тех о которых мы говорили сегодня, а потом оценивайте их эффект и вероятность.

·           На риски можно реагировать с помощью одной из четырёх стратегий: избегать, принять, контролировать.